¿Necesita mi negocio un ERP? … ¿Y eso qué es?

A lo largo de la historia, el género humano se ha movido siempre por diferentes corrientes (influencias de los demás), que en la civilización actual entendemos por moda. En todos los ámbitos de la vida existe alguna moda en la cual nos vemos inmersos, a veces de forma inconsciente.

Cuando hablamos de moda en lo primero que pensamos es en las pasarelas donde se exponen nuevos vestidos; pero más que un simple escaparate de ropa, esas pasarelas sirven para crear tendencia. De un modo u otro, la farsa de este asunto es que la ropa no la ha comprado nadie, el hecho aún no ha sucedido, sino que nos muestran lo que los creadores y las firmas comerciales quieren que compremos. Ellos deciden lo que está de moda y lo que no … y nosotros picamos el anzuelo y vamos y lo compramos … !!! que bien, ya estamos a la última !!! – pido disculpas si alguien se siente ofendido, no es mi intención criticar el mundo de la moda-.

Como este blog va de cuestiones tecnológicas, pondré como ejemplo el iPhone o el iPad de Apple. Son modas. Incluyo yo mismo sentí la curiosidad de saber por qué se habían convertido en objetos del deseo de muchas personas, y fui y compré un iPad (otro día escribiré un artículo sobre este artilugio). Está claro, fui arrastrado por la corriente a la que hacía alusión al comienzo de este artículo. En el fondo y sin entrar en custiones filosófico-metafísicas, en la moda hay un gran componente de envidia. ¿Necesitamos un iPad? Probablemente no, es más, afirmo y estoy seguro de que no lo necesitamos. ¿Es útil? Pues ya que lo tienes, probablemente se le pueda dar alguna utilidad. La cuestión es que se ha puesto de moda, pero no ha sido una moda impuesta.

¿Pero este artículo no trataba de ERP’s?

Claro, pero antes de nada ¿que es un ERP?. Sin ánimo de reproducir lo que otros han escrito o de dar una nueva definición (para eso ya está la wikipedia) intentaré explicarlo de forma que se entienda. Un ERP es lo mismo que siempre hemos tenido pero con un nombre diferente. Es un programa de ordenador (software) que utilizamos para gestionar íntegramente nuestro negocio.

Según esta definición, ¿todos los programas de gestión son ERP’s? Pues no. Si la analizamos, digo que es “un programa” y además “íntegramente“. Para que un software sea un ERP, debe ser una única aplicación donde todo está integrado, existe una única vía de acceso y control de los usuarios, y cuando se introduce un dato, éste no hay que volver a repetirlo en ninguna otra parte. Por ejemplo, las suites informáticas donde la facturación, la gestión de proyectos, la gestión de clientes (CRM) y la contabilidad están en aplicaciones diferentes con bases de datos independientes afirmo categóricamente que no son ERP’s. También defino al ERP como un programa que debe dar cabida a todas las necesidades de nuestra empresa, debe abarcar íntegramente a nuestro negocio.

Ahora que ya tenemos más o menos claro qué es, ¿necesita mi negocio un ERP? Yo no puedo responder a esta cuestión de forma general, pero intentaré dar algunos argumentos de peso para que el lector pueda decidir por sí mismo.

Hay una cuestión evidente y es que los ERP’s se han puesto de moda. Tanto es así que muchas empresas desarrolladoras simplemente han cambiado “suite informática” por ERP en la denominacion de su producto para estar a la moda (el mismo perro con diferente collar). Y usted pensará ¿y a mí que más me da que se llame pepito o joselito si hace lo que yo necesito? Pues esa es la cuestión fundamental, si su software cubre sus necesidades ¿por qué cambiarlo? ¿sólo por estar a la moda? No olvidemos que cambiar de programa de gestión requiere una nueva implantación, con todo lo que ello supone en adquisición de nuevos equipos de hardware, formación, etc.

En caso de que sus necesidades estén cubiertas, analicemos un segundo nivel: ¿podría optimizar mi dotación de personal y mejorar los procesos internos de la empresa si en lugar de tener varios programas estuviera todo integrado? Muy probablemente sí. La cuestión ahora sería encontrar un ERP que se adapte a su empresa. No todos los ERP’s disponen de soluciones verticales para todos los negocios. Si lo encuentra y su presupuesto se lo permite, no lo dude, notará los efectos rápidamente.

Por tanto, si su software no hace todo lo que su negocio necesita, o bien, si para ello necesita usar diferentes programas (peor aún si son de diferentes fabricantes) entonces usted sí que necesita un ERP.

Finalmente, la elección de un ERP u otro dependerá en cierta medida de su presupuesto y del sector económico en el que se encuente. Mi consejo es que se deje asesorar por un experto independiente, y sobre todo, levante la vista y mire a su alrededor, fíjese en qué herramientas utilizan sus semejantes e indague sobre cuál es el grado de satisfacción de cada uno con su ERP. No obstante tenga presente que el español tiene tendencia a ocultar la realidad por vergüenza, y yéndole mal tal vez le diga que le va muy bien para esconder una mala elección con tal de que nadie sepa de su error.

No se deje llevar por las modas, busque un buen asesoramiento, y sobre todo cuantifique qué beneficio le va a suponer la implantación de un ERP. Un ERP es una inversión, no un gasto. Si no tiene esto claro, mejor quédese como está.

3 comentarios en “¿Necesita mi negocio un ERP? … ¿Y eso qué es?

  1. Estimado amigo.
    Primeramente déjeme felicitarle por su claro y elocuente artículo.
    Estuve buscando información acerca de este tema de software pues trabajo en una compañía de venta de productos informáticos y cada área tiene un software diferente. En el área contable hay por lo menos tres programas trabajando, en el área de ventas existe otro y en el área de garantías existe otro. Además tenemos algunas sucursales y no hay conexión en línea con los programas.
    En verdad un ERP remplazaría todos estos programas que trabajan de manera independiente en mi empresa..??? Tendría que contratar a un analista de sistemas para que analice primeramente todo y vea que es lo que más nos conviene ¿? . Yo soy la persona encargada del mantenimiento de los equipos en la empresa y estoy más orientado a la parte de hardware que de software, pero el gerente me ha pedido que revise este tema y le de mis apreciaciones pues está pensando adquirir un software llamado SAGE 50 PEACHTREE y yo no estoy muy convencido de que eso sea lo que más nos conviene.
    Por favor si usted me podría dar alguna orientación se lo agradecería.

    • Hola Marcos, en primer lugar, gracias por dejar tu comentario.
      Son varias las cuestiones que me planteas, intentaré responderte a todas lo mejor posible.

      1) Un ERP debe integrar todos los datos y toda la documentación que se genera en cualquier negocio. Si no lo hace, entonces no es un ERP. Los ERP’s comerciales más extendidos a nivel mundial (SAGE ERP X3, SAP R3, SAP Business One, Microsoft Navision/Dinamics, Oracle, etc.) cubren la totalidad de las necesidades de empresas como la tuya. Desconozco si SAGE 50 PEACHTREE es un ERP ni sus funciones.

      2) Una empresa con varias sucursales se puede gestionar sin ningún tipo de problemas con cualquiera de los ERP’s mencionados arriba. Para ello, es necesario disponer de una buena conexión a Internet en cada uno de los centros de trabajo, y particularmente donde se ubiquen los servicios centrales donde se supone que residirá el “datacenter” de la empresa. En cualquier caso, si son muchas las sucursales o el “datacenter” de la empresa no dispone de un buen ancho de banda de subida, te recomiendo alquilar un servidor dedicado en algún “datacenter” público de los muchos que hay.

      3) Dependiendo de la complejidad del sistema actual, es posible que necesites apoyarte en alguien independiente con experiencia en implantaciones de este tipo que te asesore correctamente en la elección del ERP y en su posterior implantación. Es importante que sea alguien independiente, es decir, que no tenga intereses particulares con ninguna empresa vendedora de ERP’s, pues de lo contrario no sería un buen consejero.

      4) En tu caso, la parte más compleja además de la elección del ERP, será la posterior migración de datos y su integración, pues al provenir de diferentes fuentes se puede producir un verdadero caos si no se hace bien. Será inevitable que tengan que desarrollarte algún módulo a medida, además de las necesarias personalizaciones del ERP. Hay que tener bien claro todo esto antes de adquirir el software. Yo me decantaría por aquel ERP que estuviera más adaptado a tu negocio sin necesidad de realizar desarrollos a posteriori. Eso significa que el ERP estará más maduro, más adaptado, y no requerirá ninguna depuración posterior.

      5) Ojo con los distribuidores !!! Cada multinacional desarrolla su ERP a nivel global. Luego, los partners locales personalizan el ERP con nuevos módulos y funciones. En cada país suele haber más de un distribuidor de cada ERP. Lo triste es que no todos son igual de competentes, utilizan a veces gente con poca experiencia (becarios, …) o no dedican los recursos necesarios al proyecto una vez contratado, o simplemente tienen poca experiencia en el necocio de tu empresa. Una vez decidido el ERP a instalar, hablaría con diferentes distribuidores del mismo producto y compararía entre ellos.

      6) Por último, diseñar un buen plan de formación de los usuarios. Es fundamental para que se le pueda sacar todo el provecho a la inversión.

      Para finalizar, por mi experiencia, una implantación de este tipo en una empresa en funcionamiento puede durar entre 6 meses y un año. Si la empresa fuera de nueva creación apenas hay demora (formación inicial aparte).

      Espero haberte aclarado un poco más las dudas que me planteas.

      Saludos

  2. Muy bien, me parece muy adecuado lo que comentas sobre el ERP! Especialmente la frase: “No se deje llevar por las modas, busque un buen asesoramiento, y sobre todo cuantifique qué beneficio le va a suponer la implantación de un ERP. Un ERP es una inversión, no un gasto. Si no tiene esto claro, mejor quédese como está”. Creo que es muy acertada! Dejarse asesorar por buenos profesionales es el primer requisito a la hora de contratar un ERP. Nosotros nos pusimos a manos de la consultora Grupo Euclides para implantar una solución de gestión vertical, adecuada a nuestro sector, el automovilístico. Realmente vale la pena!
    Silvia

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